VerwaltungsassistentIn

Lehrberufe für Zahlenjongleure & Administrationsgenies

Dauer

3 Jahre

Mindestlohn nach Abschluss

€ 1.950,– bis € 2.210,–

Lehrlingseinkommen ab (Brutto)

1. Lehrjahr € 800,– bis € 1.218,–

2. Lehrjahr € 1.010,– bis € 1.503,–

3. Lehrjahr € 1.190,– bis € 1.841,–

4. Lehrjahr € 1.580,– bis € 2.131,–

Organisation mit Perspektive!

Was kann man sich unter dieser Lehre vorstellen?

VerwaltungsassistentInnen erledigen die Büroarbeiten im Administrationsbereich großer Unternehmen und Institutionen, vor allem in Industriebetrieben und in der öffentlichen Verwaltung, aber auch etwa im Gesundheitswesen (Krankenhäuser), in Versicherungen, im Dienstleistungsbereich oder bei den Freien Berufen (Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten usw.).

Eine wichtige Aufgabe der VerwaltungsassistentInnen ist die Erledigung des Postein- und -ausganges, der Ablage, Evidenz und Registratur. Sie fertigen Texte und sonstige Schriftstücke an, die sie formgerecht formulieren. Dabei arbeiten sie auch mit Formularen und Vordrucken. Sie stellen Berichte zusammen und werten diese aus, schreiben Briefe nach Diktat oder allgemeinen Angaben (Standardbriefe).

Viele dieser Schriftverkehrarbeiten erledigen die VerwaltungsassistentInnen mittels der elektronischen Datenverarbeitung (EDV). Sie erstellen etwa Adressdateien oder Textbausteine und bedienen die Textverarbeitungsprogramme.

Für den Tätigkeitsbereich der Büroorganisation sind die VerwaltungsassistentInnen mit der betrieblichen Struktur ihres Unternehmens vertraut. Sie kennen den Aufbau und die Aufgaben und Zuständigkeiten in der betrieblichen Verwaltung und die betrieblichen Arbeitsabläufe. Im Rahmen dieser Tätigkeiten legen die VerwaltungsassistentInnen Statistiken, Karteien, Dateien und Geschäftsstücke an, führen und archivieren sie. Auch der Verkehr mit Behörden, Sozialversicherungsträgern und anderen Organisationen gehört zu den Aufgaben der VerwaltungsassistentInnen.

Zu ihren bürotechnischen Organisations- und Arbeitsmitteln zählen z.B. Kartei- und Ablagesysteme, Bürogeräte sowie Kommunikationsmittel wie Telefonanlage, Faxgerät usw..

Die VerwaltungsassistentInnen verwalten Termine (koordinieren und überwachen) und bereiten Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen vor. Dabei bestellen sie Unterkünfte und reservieren Tickets. Auch die Nachbereitung von Dienstreisen und Veranstaltungen (etwa das Abrechnen der Reisespesen) fällt in den Aufgabenbereich der VerwaltungsassistentInnen. Oft haben sie auch Umgang mit KundInnen. (Anmeldung, Information und Betreuung der KundInnen und Parteien).

Weiters sind die VerwaltungsassistentInnen für die Beschaffung der für den Bürobetrieb notwendigen Materialien (Schreibmaterial und Papier, Ordner und Mappen, Einrichtungsgegenstände usw.) verantwortlich. Sie bestellen neues Material und rechnen die Lieferungen ab.

Auch das betriebliche Rechnungswesen wird von den VerwaltungsassistentInnen bearbeitet. Sie verfügen über Kenntnisse der betriebsspezifischen Steuern und Abgaben, kennen die Aufgaben und Funktionen sowie die rechnergestützten Abläufe des betrieblichen Rechnungswesens. Das betrifft die Lohn- und Gehaltsverrechnung und die Kostenrechnung. Ein Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt in der Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit Lieferanten, KundInnen, Behörden, Post und Geld- und Kreditinstituten. Sie buchen und kontieren die Zahlungsbeträge und erstellen Auswertungen und Statistiken zum Zahlungsverkehr und anderen Verwaltungsvorgängen.

Welche Fähigkeiten und Talente sollte man mitbringen?

Fingerfertigkeit: Maschinschreiben bzw. Bedienen der Computer-Tastatur
Sehvermögen: Bildschirmarbeit
mathematisch-rechnerische Fähigkeit: Buchhaltungsarbeiten, Rechnungswesen, Zahlungsverkehr
Organisationstalent: Koordinieren der Arbeitsabläufe, Terminplanung
Kontaktfähigkeit: Betreuen von Kunden und Parteien
Fähigkeit zur Zusammenarbeit: Arbeiten mit anderen Abteilungen, Teamarbeit innerhalb einer Abteilung
Sprachfertigkeit mündlich: Kontakt mit Kunden und Lieferanten
Sprachfertigkeit schriftlich: Schriftverkehr, Verfassen von Schriftstücken und Protokollen
logisch-analytisches Denken: Buchhaltung, Rechnungswesen, Ablageverwaltung
Merkfähigkeit: Verfassen von Protokollen, Telefondienst
Selbständigkeit: eigenverantwortliches Arbeiten in fast allen Aufgabenbereichen

Sinn und Zweck dieses Berufs

Die Tätigkeit als Verwaltungsassistenz ist wesentlich für den reibungslosen Ablauf von Büro- und Verwaltungsaufgaben in verschiedenen Organisationen. Verwaltungsassistenten unterstützen und entlasten ihre Vorgesetzten, indem sie administrative Aufgaben wie Terminplanung, Korrespondenzführung und Datenmanagement übernehmen. Ihr Ziel ist es, die Effizienz und Produktivität der Organisation zu steigern, indem sie die täglichen Abläufe koordinieren und organisieren.

Zu den Aufgaben eines VerwaltungsassistentInnen gehört auch die Pflege von internen und externen Kommunikationswegen sowie die Bereitstellung von Informationen für MitarbeiterInnen und KundInnen. Sie arbeiten oft mit Bürosoftware und -systemen, um Dokumente zu erstellen, Dateien zu organisieren und Informationen zu verwalten. Darüber hinaus unterstützen sie bei der Organisation von Meetings und Veranstaltungen, führen Buchhaltungsaufgaben durch und tragen zur allgemeinen Büroeffizienz bei. Der Beruf der Verwaltungsassistenz ist daher entscheidend für die Aufrechterhaltung eines geordneten und gut funktionierenden Arbeitsumfelds.

Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten nach der Lehre

Weiterbildung

Berufsförderungsinstitut (BFI) und Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) führen für viele Tätigkeitsbereiche der VerwaltungsassistentInnen Weiterbildungskurse durch. Außerdem bieten die Kammer für Arbeiter und Angestellte (AK) und die Volkshochschulen einschlägige kaufmännische Weiterbildungsmöglichkeiten an. In großen Betrieben und im öffentlichen Dienst werden zur verwaltungstechnischen und kaufmännischen Weiterbildung ebenfalls Kurse oder Seminare durchgeführt. Vielfach halten auch Computerfirmen Einschulungsseminare ab.

Aufstiegsmöglichkeiten

VerwaltungsassistentInnen können zu Chef-, Vorstands-, DirektionssekretärInnen, Bürovorständen oder AbteilungsleiterInnen aufsteigen.

Selbständigkeit

Die Möglichkeit einer selbstständigen Berufsausübung (als GewerbeinhaberIn, PächterIn oder GeschäftsführerIn) besteht für VerwaltungsassistentInnen in folgenden freien Gewerben:

Büroservice (Zurverfügungstellung bürotechnischer Einrichtungen und die Durchführung von Büroarbeiten, eingeschränkt auf Schreibarbeiten, die Adressierung, Kuvertierung, Paketierung von Poststücken, die Durchführung von Botengängen sowie die Entgegennahme und Weitergabe von telefonischen oder im Wege anderer Kommunikationsmittel eingelangten Nachrichten)
Lagerung und Vernichtung von Akten und Datenträgern (Evidenzbüro)

Weiters können VerwaltungsassistentInnen im Handelsgewerbe tätig sein. Das Handelsgewerbe ist ein freies Gewerbe und erfordert keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde.